Wielu właścicieli spółek limited, zastanawia się czy trzeba czekać ze zmianą firmy księgowej do końca roku podatkowego. Jak każda firma, brytyjska spółka LTD potrzebuje skrupulatnego prowadzenia księgowości. W razie zmiany księgowego najlepiej jest poczekać, do zakończenia roku podatkowego. Jeśli nie jest to możliwe, zmiana księgowej wcześniej jest do przeprowadzenia.
Relacje z agentem księgowym to często wieloletnia współpraca. Jednak może się zdarzyć, że z różnych względów będziemy chcieli zmienić firmę prowadzącą księgowość naszej spółki. Z tego tekstu dowiesz się z czym wiąże się taka zmiana i jak bezpiecznie przeprowadzić ten proces.
Spółka LTD jak każda inna firma działalności gospodarczej w Wielkiej Brytanii wymaga prowadzenia księgowości. Współczesne modele prowadzenia biznesu pozwalają na zatrudnienie w tym celu zewnętrznej firmy. Firma ta specjalizuje się zazwyczaj w kompleksowej obsłudze księgowej i kadrowej. Outsourcowanie księgowości może wiązać się czasem z koniecznością zmiany firmy dostarczającej usługę rozliczeń z urzędami czy doradztwa podatkowego. Powodów może być oczywiście wiele, a z tego tekstu dowiesz się co zrobić, żeby mieć pewność co do pełnej kontroli nad własną firmą.
Dlaczego zmieniamy księgowych?
Istnieje wiele powodów, dla których spółka ltd może chcieć zmienić księgowość. Oto kilka najczęstszych:
- Błędy w rozliczeniach: Jeśli spółka odnotowuje regularne błędy w deklaracjach podatkowych lub innych dokumentach księgowych, może to oznaczać, że księgowa nie radzi sobie z obowiązkami.
- Brak komunikacji: Dobry kontakt z księgową jest niezbędny. Jeśli spółka ma problemy z uzyskaniem odpowiedzi na pytania lub wyjaśnień dotyczących księgowości, może to być powodem do zmiany.
- Nieterminowość: Spóźnienia w składaniu deklaracji podatkowych lub innych dokumentów księgowych mogą narazić spółkę na kary i odsetki.
- Wysokie koszty: Spółka może znaleźć tańszą księgowość, oferującą taką samą lub lepszą jakość usług.
- Złe relacje: Czasami dochodzi do po prostu złych relacji między spółką a księgową, co utrudnia dalszą współpracę.
Przed podjęciem decyzji o zmianie księgowej, spółka ltd powinna dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i porównać oferty różnych firm księgowych. Należy również wziąć pod uwagę takie czynniki, jak doświadczenie księgowej, oferowane usługi, ceny oraz opinie innych klientów.
Należy pamiętać, że zmiana księgowej wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Nowa księgowa będzie musiała zapoznać się z dokumentacją księgowości spółki i systemem rachunkowości. Może to potrwać trochę czasu i wymagać współpracy ze strony spółki.
Kluczowe informacje dot. spółki
Nadrzędną zasadą, którą każdy dyrektor spółki limited powinien zastosować jest posiadanie wszelkich danych dostępowych i informacji spółki. W momencie zmiany firmy księgowej nasz nowy agent na pewno o nie zapyta.
Tych informacji potrzebuje nowa firma księgowa:
- Dostęp do brytyjskiego urzędu ds. rejestracji spółek, czyli Companies House.
- Poza tym każdy właściciel spółki ltd powinien posiadać numer Unique Taxpayer Reference – w skrócie UTR. Numer nadaje urząd w momencie rejestracji spółki LTD przez HMRC. Wymagany jest przy każdym kontakcie z tym urzędem. Co jeśli zgubimy UTR? Numer UTR jest na każdym dokumencie przesłanym z HMRC, a także na wirtualnym koncie w HMRC.
- Jeśli spółka była zarejestrowana jako pracodawca, to zgodnie z brytyjskim prawem musi prowadzić płace i składać deklaracje w HMRC. Musi mieć rejestrację w PAYE (pay as you earn) Jeśli zmieniamy firmę prowadzącą księgowość w spółce, a prowadzone są w niej kadry, to musi mieć pewność co do numeru PAYE.
- Jeżeli spółka limited jest płatnikiem VAT, to trzeba posiadać także jego numer (VAT ID). Przydatna może być także kopia VAT Certificate. Nowa firma księgowa będzie potrzebowała także danych z rubryki numer 5 z rozliczenia VAT. Dane w niej pojawiają się automatycznie po odpowiednim wypełnieniu rubryk 3 i 4.
- Ponadto trzeba koniecznie znać dokładną datę rejestracji spółki oraz ostatniego zeznania podatkowego.
Zmiana księgowej w ciągu roku podatkowego
Jest to pytanie, z którym w Admiral Tax spotykamy się dość często. Do zmiany firmy księgowej nie trzeba czekać do zakończenia roku księgowego, jednak jest to korzystne. Bowiem nowa firma może zacząć nowy rok i wziąć za niego odpowiedzialność w całości. Jednocześnie poprzednia może skończyć ostatni rok jaki będzie księgować. Nie ma wówczas rozmytej odpowiedzialności, kiedy nowa firma przejmuje księgowość w trakcie roku i część raportów i działań było wykonane przez poprzedników.
Do Admiral Tax często zgłaszają się dyrektorzy spółek zdecydowani na zmianę firmy księgowej w trakcie roku podatkowego. Rok podatkowy jest liczony dla każdej spółki indywidualnie. Jest to jak najbardziej możliwe do przeprowadzenia. W zależności od tego co zostało już dla spółki zrobione przez poprzednią firmę księgową i czy jest ona chętna przekazać dotychczasowe raporty, można przejąć księgowanie w trakcie i je kontynuować. Czasem jest to niemożliwe i wówczas nowa firma księgowa, musi zacząć pracę od nowa.
