Za co brytyjski HMRC nalicza kary i jak się odwołać? Przewodnik dla właścicieli spółek ltd.

Ostatnia aktualizacja 20 maja, 2024 o 11:56 am.

Każda brytyjska spółka ltd przede podlega obowiązkowi płacenia podatku dochodowego od osób prawnych oraz obowiązkowi składania deklaracji podatkowych. Dodatkowo może być zobowiązana do rozliczania VAT, jeśli jest jego płatnikiem oraz podatków pracowniczych, jeśli zatrudnia. HMRC kara spółki, które nie wywiążą się ze swoich zobowiązań. W artykule wyjaśnimy, za jakie „przewinienia” HMRC może nałożyć karę. Podpowiemy także, jak się od niej odwołać.

HMRC (Her Majesty Revenue & Customs) to brytyjski organ podatkowy będący odpowiednikiem polskiego urzędu skarbowego. Od spółek ltd, HMRC oczekuje jedynie corocznej deklaracji podatkowej i płacenia corporation tax, czyli CIT na czas. Watowcy dodatkowo muszą składać deklaracje VAT. A pracodawcy rozliczać podatki pracownicze. Jest to znacznie mniej obowiązków niż w przypadku polskich spółek zoo, mimo to łatwo jest przeoczyć termin deklaracji lub płatności. Jeśli twoja firma podlega obowiązkowi płacenia podatku dochodowego od osób prawnych i jest zobowiązana do składania rocznych deklaracji, a ty nie wywiążesz się ze wskazanych przez HMRC obowiązków, możesz zostać ukarany. 

Co to jest penalty notice z HMRC, czyli kara HMRC

Penalty notice jest to wysyłane pocztą zawiadomienie o nałożeniu kary przez HMRC. W przypadku spółek HMRC może ukarać podatnika za:

• niezawiadomienie urzędu o tym, że firma jest płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych;
• niezłożenie zeznania podatkowego w terminie;
• niedokładnie wypełnione zeznania podatkowe, błędne dokumenty i informacje dotyczące firmy;
• nieprowadzenie wystarczającej dokumentacji dla celów podatku dochodowego od osób prawnych;
• płatności ratalne;
• za spóźnione złożenie zeznania Self Assessment dyrektora oraz za spóźnioną zapłatę należnego podatku;
• brak deklaracji VAT i płatności podatku VAT w wyznaczonym terminie
• brak lub błędy w kadrach

Ważne: jeśli już otrzymałeś penalty notice, jest już za późno na korektę błędu w celu uniknięcia kary. Dlatego, jeśli podejrzewasz, że nie zdołasz wywiązać się ze wskazanych przez HMRC terminów płatności lub składania deklaracji, możesz uniknąć kary, kontaktując się wcześniej z urzędem, który może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu płatności lub terminu deklaracji.

Czym jest time to pay w HMRC?

Jeśli podejrzewasz, że będziesz miał trudności z wywiązaniem się z zapłaty podatku w całości lub w części możesz złożyć wniosek o tzw. umowę “time to pay” zanim wystąpią zaległości. Time to pay to umowa pomiędzy HMRC a przedsiębiorcą, która zezwala na płatność podatku w ratach możliwych do zapłacenia przez podatnika z trudnościami finansowymi. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne w przypadku przejściowych kłopotów finansowych czy utraty płynności finansowej w firmie.

Kara z HMRC za niezawiadomienie urzędu o tym, że firma jest płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych

Twoja firma ma obowiązek zapłaty podatku Corporation Tax, ale nie otrzymałeś od HMRC ‘Notice to deliver a Company Tax Return’? Brak dokumentu nie zwalnia Cię z obowiązku poinformowania urzędu o tym, że firma jest zobowiązana do zapłaty podatku. Musisz to zrobić w ciągu 12 miesięcy od końca okresu rozliczeniowego podatku dochodowego od osób prawnych. Jeśli tego nie zrobisz, narazisz się na karę za brak powiadomienia (failure to notify). Jej wysokość wylicza się poprzez zastosowanie określonego procentu od kwoty należnego podatku. I tak:

• jeśli uchybienie wynikało z nieprzemyślane działania, kara wyniesie 30% potencjalnych utraconych dochodów;
• jeśli uchybienie wynikało z umyślnego, ale nie ukrytego działania, kara wyniesie 70% potencjalnych utraconych dochodów;
• jeśli uchybienie wynikało z umyślnego i ukrytego działania, kara wyniesie 100% potencjalnych utraconych dochodów.

Kara HMRC za niezłożenie zeznania podatkowego w terminie

Jeśli HMRC wysłał do ciebie Notice to deliver a Company Tax Return, a Ty nie złożysz deklaracji w terminie, twoja firma może zostać obciążona karą. Nawet jeśli z deklaracji wynika, że nie musi uiszczać podatku dochodowego od osób prawnych lub jeśli firma nie miała żadnego obrotu. Firmy bez obrotu są także zobowiązane do dostarczania corocznych zeznań podatkowych.

Kara za błędne dokumenty i informacje dotyczące firmy

Jeśli złożenie błędnych informacji lub niezłożenie ich wcale, oznacza, że zapłaciłeś zbyt mało podatku, kara będzie stanowić procent od dodatkowego podatku należnego po skorygowaniu twojego błędu. Jest to tzw. potential lost revenue, czyli PLR, W zależności od rodzaju błędu oraz od tego, czy sam poinformowałeś o nim HMRC czy też został on wykryty podczas kontroli HMRC, może być to od 15 do 100%.

Kara za nieprowadzenie wystarczającej dokumentacji dla celów podatku dochodowego od osób prawnych

Obowiązkiem Twojej firmy jest prowadzenie dokumentacji biznesowej w taki sposób, aby możliwe było złożenie kompletnego i dokładnego zeznania podatkowego. Jeśli nie wywiążesz się z niego w należyty sposób, HMRC może nałożyć na Ciebie karę.

Kary za płatności ratalne

Jeśli zyski Twojej firmy za dany okres rozliczeniowy wyniosą rocznie ponad 1,5 miliona funtów, będziesz musiał zapłacić podatek dochodowy w ratach. HMRC może naliczyć karę, jeśli celowo nie dokonasz płatności ratalnej lub dokonasz płatności w zbyt niskich ratach. Co ważne, karę naliczy dopiero po złożeniu przez Ciebie zeznania podatkowego i po upływie terminu płatności.

Kara za za spóźnione złożenie zeznania Self Assessment oraz za spóźnioną zapłatę należnego podatku

Dyrektor spółki LTD zarejestrowanej w UK ma obowiązek rejestracji do Self Assessment oraz składania corocznych zeznań podatkowych. Czas na złożenie dokumentu i zapłatę należnego za poprzedni rok podatkowy podatku dochodowego mija 31 stycznia.  HMRC może nałożyć na podatnika dwa rodzaje kar za Self Assessment – za spóźnione złożenie zeznania oraz za spóźnioną zapłatę należnego podatku. 

Wysokość kary za spóźnione złożenie dokumentów Self Assessment zależy od tego, ile dni po terenie złożysz deklarację. I tak:

• 1 dzień – 100 funtów;
• 3 miesiące – 10 funtów kary dziennie przez okres do 90 dni (maksymalnie 900 funtów);
• 6 miesięcy – 5% należnego podatku lub 300 funtów (w zależności od tego, która kwota jest wyższa);
• 12 miesięcy i później 5% należnego podatku lub 300 funtów (w zależności od tego, która kwota jest wyższa).

HMRC może nałożyć dodatkowa kary, jeśli uzna, że celowo zatajasz informacje lub próbujesz uniknąć podatku. Kary za spóźnioną płatność w przypadku Self Assessment

HMRC nakłada kary, jeśli nie zapłacisz podatku w terminie. Jeśli spóźnisz się:

• 30 dni – kwota kary wyniesie 5% należnego podatku;
• 6 miesięcy kwota kary wyniesie 5% podatku należnego w tym terminie;
• 12 miesięcy i później – 5% podatku należnego w tym terminie.

Kara za brak deklaracji VAT i płatności podatku VAT w wyznaczonym terminie

W przypadku firm zarejestrowanych jako płatnicy VAT, kara z HMRC może dotyczyć:

• HMRC nie otrzymał deklaracji VAT w wyznaczonym terminie;
• pełna płatność za podatek VAT należny z deklaracji nie wpłynęła na ich konto przed upływem terminu.

W jakich okolicznościach możesz uniknąć kary pomimo popełnienia błędu?

HMRC oczekuje, że realizując obowiązki podatkowe, wykażesz się należytą starannością.
Jeśli zachowałeś należytą staranność, ale mimo to popełniłeś błąd, urząd może nie naliczyć kary lub znacząco zmniejszyć jej wysokość. Co oznacza w praktyce należyta staranność? Definicja tego pojęcia zależy od indywidualnych okoliczności i specyfiki danej firmy. Oto kilka przykładów:

• weryfikacja poprawności zeznania podatkowego (w tym rachunków, obliczeń i roszczeń) i wysłanie go do HMRC na czas;
• niezwłoczne poinformowanie HMRC (w ciągu 12 miesięcy od końca okresu rozliczeniowego dla podatku dochodowego od osób prawnych), jeśli twoja firma osiągnęła zyski podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych, ale HMRC nie wysłał do Ciebie ‘Notice to deliver a Company Tax Return;
• dostarczanie HMRC wszystkich informacji, które są potrzebne na jego żądanie;
• zadawanie pytań HMRC, jeśli nie jesteś czegoś pewien i stosowanie się do wszelkich porad.

Jeśli odkryłeś, że popełniłeś błąd lub nie poinformowałeś HMRC o ważnych kwestiach dotyczących Twojej firmy, jak najszybciej skoryguj swoją pomyłkę.

Odwołanie kary z HMRC czy jest możliwe? 

Jeśli HMRC obciążyło twoja firmę karą, którą w Twoich oczach jest niesłuszna, możesz się odwołać. Jak to zrobić? Zasady odwołania znajdziesz w korespondencji z decyzją o naliczeniu kary, którą otrzymałeś od HMRC. Na jego złożenie będziesz miał zazwyczaj 30 dni od daty otrzymania listu.

Odwołanie możesz złożyć:

• korzystając z formularza odwołania, który otrzymałeś wraz z listem z decyzją;
• pisemnie – do HMRC na adres podany w liście.

Jeśli nie otrzymałeś urzędowej korespondencji, możesz napisać do biura HMRC, które zajmuje się twoim zwrotem.

Pamiętaj, by w korespondencji wskazać:

• swoje imię i nazwisko lub nazwę firmy;
• swój numer identyfikacji podatkowej;
• z czym się nie zgadzasz i dlaczego.

Jeśli dysponujesz dodatkowymi informacjami lub uważasz, że HMRC przeoczyło jakiekolwiek kwestie, koniecznie o tym poinformuj. Możesz także wskazać, jakie są Twoim zdaniem prawidłowe wyniki wyliczeń i zobrazować je konkretnymi przykładami.

Po wysłaniu odwołania, pracownik, który podjął decyzję, ponownie rozpatrzy twoja sprawę. Jeśli nie zmieni swojej decyzji, możesz skorzystać z dodatkowe rozwiązania – ponownego rozpatrzenia sprawy przez pracownika HMRC, który nie był zaangażowany w wydanie pierwotnej decyzji. Możesz także odwołać się do Trybunału Skarbowego.

Jak unikać problemów z HMRC?

Brytyjski urząd skarbowy oczekuje od podatnika składania deklaracji w terminie oraz płacenia należnego podatku.