Prywatne koszty dyrektorów firm LTD: rozliczanie i zwrot kosztów

Ostatnia aktualizacja 17 maja, 2022 o 07:05 am.

Dla wielu posiadaczy spółek LTD nie jest rzeczą oczywistą, że spółka posiada własną osobowość prawną i jej osobnym bytem od jej właściciela czy też dyrektora. Koszty poniesione przez dyrektora spółki, nawet jeśli zostały w całości poniesione na potrzeby biznesu, nie zawsze są kosztami spółki. Wynika z tego wiele nieporozumień, których można uniknąć stosując kilka podstawowych zasad.

Co to są koszty w spółce?

Wszystkie wydatki poniesione w ramach działalności spółki są jej kosztami i obniżają kwotę podatku. Aby takie wydatki były zakwalifikowane do kosztów spółki muszą być opłacone z konta firmowego spółki oraz posiadać fakturę wystawioną na spółkę. Rachunek bezimienny, ale opłacony z konta firmowego, na wydatek poniesiony w związku z działalnością spółki, również zostanie zakwalifikowany jako koszt spółki. Co do zasady najlepiej jest, aby wszystkie koszty spółki były przez nią opłacane bezpośrednio czyli z konta firmowego z fakturą wystawioną na spółkę, a nie przez dyrektora z jego prywatnych środków.

Co to są koszty dyrektorskie?

Zdarza się, że dyrektor ponosi koszty, ze środków prywatnych na cele biznesowe. Przykładem może być tutaj koszt podróży służbowej czy też koszt paliwa na dojazd do klienta, albo koszt szkolenia. Wydatki takie, które zostały pokryte przez dyrektora z jego prywatnych pieniędzy i nie ma na nie faktury na firmę zaliczają się do tzw. kosztów dyrektorskich.  Koszty dyrektorskie mogą być zwrócone dyrektorowi ze środków firmowych i wypłata taka nie będzie opodatkowana dla dyrektora. 

Co kwalifikuje się do kosztów dyrektorskich?

Wszystkie wydatki poniesione przez dyrektora w ramach prowadzenia biznesu lub na rzecz spółki i opłacone z prywatnych pieniędzy dyrektora są kosztami dyrektorskimi.  Wszystkie takie wydatki muszą być uzasadnione biznesowo i w całości związane z biznesem, czyli np. w przypadku podróży służbowej powinna być dokumentacja celu podróży. 

Zobacz także: Typowe błędy dyrektorów spółek LTD w raportowaniu kosztów

Koszty dyrektorskie to między innymi:

• Szkolenia dla dyrektora i dla pracowników
• Zakup materiałów szkoleniowych, książek itd
• Przesyłki kurierskie, opłaty pocztowe
• Artykuły biurowe w tym tonery do drukarek
• Rachunki za telefon, Internet, telefon komórkowy, telefony pracowników
• Koszty spotkań i podróży służbowych: hotele, przejazdy, przeloty, bilety wstępu, koszty posiłków oraz noclegu
• Benzyna i amortyzacja samochodu tzw. milówka (kilometrówka)
• Odzież robocza i ochronna.
• Pozostałe „drobne” wydatki poniesione na rzecz działalności spółki

Czy koszty na rzecz spółki może ponosić każdy pracownik?

Poza dyrektorem spółki koszty związane z pracą może ponieść każdy inny pracownik i mogą mu one zostać zwrócone w ten sam sposób. 

Jak spółka zwraca pieniądze za koszty dyrektorskie?

Zarówno rachunek, faktura lub inny dokument sprzedaży musi być wystawiony na dyrektora lub pracownika i opłacony ze środków prywatnych. Wszystkie takie transakcje w miesiącu są sumowane, a całą kwotę zwrotu spółka przelewa pracownikowi wraz z wynagrodzeniem.
Kwota zwrotu za koszty nie jest oskładkowana ani opodatkowana, ale będzie wykazana na payslipie i wliczona w koszty spółki. Potwierdzenia tych transakcji należy przechowywać przez taki sam okres jak dokumenty spółki.

Koszty, za które dyrektor otrzymał zwrot nie powinny być po raz drugi księgowane jako koszty spółki.