Kontrola VAT z HMRC w UK (VAT inspection) czego oczekiwać?

Ostatnia aktualizacja 12 stycznia, 2023 o 10:09 am.

Każdy, kto prowadzi firmę wie, jak stresująca może być kontrola podatkowa. Może ona zakłócić działanie całego przedsiębiorstwa. Nawet w sytuacji, gdy wszystko działa prawidłowo, wzbudza ona stres i niepewność. Jednak wiedząc o niej jak najwięcej, można się do niej jak najlepiej przygotować. Szczególnie, że kontrole VAT w UK zwykle przebiegają szybko i sprawnie. Jak zatem przebiega taka kontrola w Wielkiej Brytanii?

Czym jest kontrola VAT w Wielkiej Brytanii?

Kontrola VAT może przyjąć formę telefonicznej rozmowy, wymiany mailowej lub wizyty kontrolera w siedzibie firmy, podanej podczas rejestracji firmy do VAT jako tzw. principal place of business. Kontrola VAT zwykle ma na celu upewnienie się urzędnika, że firma odprowadza podatek VAT w odpowiedniej wysokości. Polega to na tym, że urzędnik sprawdza rekordy firmy – faktury kosztowe i sprzedażowe oraz konta bankowe. 

Przed wizytą osobistą, kontroler kontaktuje się z firmą w celu ustalenia dogodnego dla obu stron terminu przeprowadzenia inspekcji. W wyjątkowych sytuacjach zdarza się jednak, że kontroler zawita w firmie bez uprzedzenia. 

Powody kontroli VAT w UK

Niezwykle rzadko zdarza się, że kontrola VAT w UK odbywa się bez wskazanego powodu. Zazwyczaj firmę do kontroli wybiera system komputerowy, bazując na określonych kryteriach. Czasem dochodzenie dotyczy podejrzeń wynikłych z kontroli innej firm, współpracującej z daną firmą.

Z naszego doświadczenia wynika, że szanse na inspekcje zwiększają następujące sytuacje: 

• Firma wzbudza wątpliwości już na wstępnym etapie składania deklaracji VAT (kontrola przed nadaniem VAT).
• Firma działa w sektorze podwyższonego ryzyka (wg HMRC).
• Firma  otrzymuje regularne zwroty VAT.
• Firma ma nagły wzrost należności z tytułu podatku VAT lub duży zwrot VAT lub deklaracja bardzo odbiega od innych. 
• Historia składania zeznań zawiera spóźnienia lub niezapłacenie podatku VAT, kar lub innych anomalii.
• Firma nietypowe zeznania VAT w porównaniu z innymi firmami z danego sektora.

Pamiętaj, że HMRC posiada różne systemy, które są zdolne do śledzenia drobnych rozbieżności we wszelkiego rodzaju zeznaniach podatkowych, w tym VAT. Każda taka rozbieżność może budzić wątpliwości urzędnika i pociągać za sobą kontrolę.

Jak w praktyce wygląda kontrola VAT przez HMRC?

Urzędnik pyta ogólnie o działalność firmy i na czym ona polega. Może poprosić o typowe faktury kosztowe lub sprzedażowe jakie firma co miesiąc otrzymuje lub wystawia.  Jeśli kontrola jest z powodu zwrotów VAT urzędnik będzie pytał skąd wynikają zwroty. Może być tak, że firma sprzedaje tylko produkty na zerowym VAT (np książki, ubrania dziecięce) lub tylko eksportuje towary i nigdy nie nalicza VAT swoim klientom, w związku z czym zawsze ma i będzie miała zwrot.  Zazwyczaj takie wyjaśnienie wystarcza. Czasem urzędnik chce zobaczyć wszystkie dokumenty księgowe za jakiś okres, czasem tylko wyrywkowe faktury, aby zrozumieć naturę biznesu. Jeśli coś będzie budziło wątpliwości urzędnika, będzie zadawał dodatkowe pytania. Wątpliwości mogą wynikać z nietypowych dokumentów np nieproporcjonalnie duże rachunki w stosunku do wielkości firmy w porównaniu z innymi tego typu biznesami czy błędnej stawki VAT.

Jak uniknąć kontroli VAT przez HMRC?

Ponieważ firmy do kontroli zazwyczaj wybiera komputer na podstawie nietypowych zachowań, należy unikać wszelkiego rodzaju anomalii w zeznaniach. Istotne są regularne składanie deklaracji VAT, płacenie podatku VAT na czas. Jeśli w firmie nastąpi nagły wzrost kosztów w danym kwartale VAT, szczególnie jeśli pociągnie to za sobą zwrot VAT, dobrze jest poinformować HMRC, że jest taka sytuacja i deklaracja będzie odbiegać od innych. Może się tak zdarzyć, że wskutek zakupu drogiego sprzętu w danym kwartale, firma uzyska zwrot VAT. Jeśli zmianie uległa natura biznesu i pociągnie to za sobą zmianę w deklaracjach np firma, która regularnie płaciła VAT, od teraz będzie miała zwroty VAT, również należy o tym poinformować HMRC.

Jak daleko wstecz HMRC może zbadać podatek VAT?

Tutaj stosunkowo dobra wiadomość. HMRC może kontrolować tylko dokumenty sprzed 4 lat. Istnieją wyjątki, gdy inspekcja wykryje nieuczciwą działalność. W przypadku podejrzenia oszustwa HMRC może sprawdzić zapisy sięgające aż 20 lat wstecz. Jednak inspektor VAT może chcieć zajrzeć tylko do jednej deklaracji VAT, jeśli weryfikowane jest uprawnienie do zwrotu VAT.

Jak długo trwa kontrola VAT?

Dochodzenie HMRC w sprawie podatku VAT lub jakiegokolwiek innego podatku może teoretycznie trwać tak długo, jak jest to konieczne do ustalenia wymaganego wyniku. Jednak zwykle, w  zależności od wielkości i złożoności  firmy kontrola trwa od 1 do 4 dni. Pod koniec inspektor może mieć nierozstrzygnięte pytania i poprosić  o dalsze informacje. Na dostarczenie tych informacji zazwyczaj przedsiębiorca ma 30 dni.

Czy często zdarzają się kontrole VAT?

Dobra wiadomość jest taka, że przeciętna mała czy średnia firma w UK będzie miała kontrolę raz na 5-10 lat, a niektóre nie będą miały nigdy. Częstotliwości kontroli są różne i trudne do przewidzenia. Wiele zależy od wymienionych wyżej czynników i historii deklaracji VAT, a także tego czy składane są one w terminie. Dużą rolę odgrywa także wielkość i złożoności firmy.