Czym jest Apostille i komu jest potrzebne?

Ostatnia aktualizacja 28 listopada, 2023 o 01:12 pm.

Apostille to oficjalne poświadczenie, że dany dokument został wydany przez urząd, który na nim widnieje. Jest to forma potwierdzenie autentyczności dokumentu oraz widniejących na nim podpisów czy pieczęci. Najczęściej apostille jest potrzebne do dokumentów, którymi zamierzamy się posługiwać za granicą.

Apostille to specjalna klauzula stosowana do poświadczenia autentyczności dokumentów urzędowych wydanych w jakimś  kraju. Dzięki temu mogą być one akceptowane w innym kraju, który jest stroną Konwencji Haskiej z 1961 roku. Klauzula ta potwierdza podpis osoby, która podpisała dokument, oraz autentyczność pieczęci lub stempla na dokumencie.

Apostille jest wymagane, gdy dokument urzędowy sporządzony w jednym państwie ma być przedłożony na terytorium innego państwa. Niektóre dokumenty mogą wymagać dodatkowego uwierzytelnienia, zanim wystąpi się o apostille. W przypadku państw Unii Europejskiej, istnieją pewne wyjątki, gdzie apostille nie jest wymagane dla niektórych typów dokumentów. Dlatego zawsze warto sprawdzić, czy dany dokument wymaga nadania klauzuli. Informacje można uzyskać na stronach gov.pl

Najczęściej klauzulą opatrywane są dokumenty urzędowe, takie jak:

• akty stanu cywilnego (np. urodzenia, małżeństwa, zgonu)
• akty notarialne (np. pełnomocnictwa, umowy, testamenty)
• dokumenty sądowe (np. wyroki, zaświadczenia)
• dokumenty edukacyjne (np. dyplomy, świadectwa, certyfikaty)
• dokumenty administracyjne (np. wypisy z rejestrów, zaświadczenia o obywatelstwie, dowody osobiste)

Posiadacze zagranicznych spółek, na przykład spółki ltd w Wielkiej Brytanii, z apostille zetkną się przy zakładaniu konta bankowego dla swojej firmy.

Jakie apostille dla banku?

Jeśli chcemy założyć konto firmowe dla spółki limited w polskim banku, zazwyczaj będzie potrzebne uwierzytelnienia dokumentów rejestracyjnych spółki oraz składu właścicielskiego spółki. Banki mogą mieć różne wymagania co do dokumentów i przede wszystkim informacji na nich zawartych. Słuszną praktyką jest nie tylko poproszenie banku o wymaganą listę dokumentów, ale także zapytanie banku o to, jakie informacje mają się na tych dokumentach znaleźć.

Jak otrzymać klazulę?

Apostille wydawane jest na wniosek posiadacza dokumentu złożonym w odpowiednim urzędzie. W przypadku Wielkiej Brytanii klauzulę można uzyskać drogą pocztową, bez konieczności wizyty w urzędzie. Urzędem odpowiednim do uwierzytelniania dokumentów jest Foreign and Commonwealth Office (FCO), a cała procedura może trwać do kilku tygodni. Należy pamiętać o konieczności uzyskania oryginalnych dokumentów rejestrowych spółki, gdyż standardowo nie są one wydawane przez Companies House. Zakładając spółkę ltd, wszelkie dokumenty otrzymuje się w postaci cyfrowej. Jeśli potrzebne są ich wersje papierowe, tak jak właśnie na potrzeby apostille, trzeba je zamówić. Są to tzw. kopie certyfikowane dokumentów. FCO nie nada klauzuli apostile na wydrukowanej przez nas wersji elektroniczne dokumentów. Należy wystąpić do Companies House o odpowiednie dokumenty, do których następnie można wystąpić o klauzulę apostille.