Co to jest PAYE?

Ostatnia aktualizacja 7 grudnia, 2023 o 11:39 am.

PAYE (Pay As You Earn) to angielski system umożliwiający odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy i należności z tytułu ubezpieczenia społecznego dla brytyjskich pracowników. Większość osób pracujących w Wielkiej Brytanii, rozlicza się przez PAYE. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do zarejestrowania się w systemie PAYE przed dokonaniem pierwszej wypłaty na rzecz pracownika, który spełnia określone kryteria.

Dzięki systemowi PAYE wszystkie należności podatkowe i ubezpieczeniowe pracowników reguluje w ich imieniu pracodawca. Należności są potrącane z kwoty należnej pracownikowi z tytułu bieżącego wynagrodzenia. W wyniku rejestracji w systemie pracodawca uzyskuje unikalny numer pracodawcy – ERN (Employers Reference Number), który identyfikuje pracodawcę np. na payslipie pracownika (odpowiednik polskiego ZUS RMUA). Oprócz ERN pracodawcy nadawany jest jeszcze numer Account Office Reference Number, który służy do identyfikacji płatności na rzecz pracowników do HMRC.

Kiedy trzeba zarejestrować się w systemie PAYE?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do rejestracji w systemie PAYE (pay as you earn) jako pracodawca i płatnik w momencie, gdy przynajmniej jeden zatrudniany przez nich pracownik zaczyna osiągać przychód z tytułu stosunku pracy o określonej wartości i jednocześnie jest to jego jedyne źródło przychodu. 

Przedsiębiorca jest zobowiązany do zarejestrowania się jako płatnik w systemie PAYE, gdy przynajmniej jeden z jego pracowników uzyskuje wynagrodzenie z tytułu świadczenia pracy na jego rzecz w wysokości większej niż 123 GBP tygodniowo i nie ma innej pracy. Do wartości wynagrodzenia zalicza się wynagrodzenie stałe, dodatki o charakterze fakultatywnym oraz tzw. bonusy np. premie lub prowizje. 

Warto mieć świadomość, że nawet jeżeli przedsiębiorca nie ma obowiązku do zarejestrowania się jako płatnik w systemie PAYE, a zatrudnia pracowników, to jest zobligowany do utrzymywania archiwum bieżących oraz rocznych rozrachunków z pracownikami, czyli listy płac (Payroll).

Czy dyrektor spółki LTD rozlicza się przez system PAYE?

Każdy dyrektor spółki LTD jest zobowiązany do zarejestrowania się w systemie Self-Assessment i składania rocznych zeznań podatkowych tax return. Rejestracja w systemie Self-Assessment daje możliwość odprowadzania podatków od dywidend.

Jednak jeśli dyrektor pobiera wynagrodzenie, wówczas spółka musi być zarejestrowana do PAYE i płacić w imieniu dyrektora podatek i składki. Odbywa się to na takich samych zasadach jak wynagradzanie innych pracowników. Rejestracja w systemie PAYE umożliwia dyrektorom spółek LTD otrzymywanie bieżącego wynagrodzenia i regularne odprowadzanie składek z tytułu ubezpieczenia społecznego NIC Class 1.

Trzeba mieć świadomość, że aby zapewnić sobie podstawowe brytyjskie świadczenia emerytalne (state pension), konieczne jest odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne NIC Class 1 lub Class 2 przez określony czas. Wybór optymalnej formy pozyskiwania wynagrodzenia z brytyjskiej spółki LTD i udziału w brytyjskim ubezpieczeniu społecznym zależy od modelu biznesowego, oczekiwań i preferencji dyrektora. Zachęcamy do konsultacji na temat budowania strategii wynagrodzeń dyrektorów spółek LTD i ich pracowników.

Obowiązki firmy zarejestrowanej w systemie PAYE

Każdy pracodawca, a w szczególności płatnik w systemie PAYE jest zobowiązany do prowadzenia listy płac w określonym zakresie. Listę płac, czyli payroll można rozliczać w firmie. Wykorzystuje się do tego dedykowane oprogramowania lub zlecić specjalistom z zakresu podatków i płac. 

Zobacz także: Zmiany w zakresie uzyskania National Insurance Number (NIN) w Wielkiej Brytanii dla obcokrajowców

Warto wiedzieć, że każdy pracodawca zarejestrowany w systemie PAYE jest zobowiązany m.in. do:

• odprowadzania podatków i składek adekwatnie do kodu podatkowego przypisanego danemu pracownikowi,
• obliczania wartości zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ubezpieczeniowych,
• dostarczania pracownikom dokładnych informacji na temat wysokości odprowadzonych składek (payslip – pasek płac),
• odprowadzania do HMRC w imieniu pracownika zaliczek na podatek dochodowy do 21 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który pracownik uzyskał wynagrodzenie,
• odprowadzania składek wszystkich należnych składek ubezpieczeniowych w imieniu każdego pracownika, który spełnia kryteria do ich naliczenia.
• dokonywania rocznych rozliczeń
• wystawiania P60 na koniec roku podatkowego (odpowiednik PIT).

Rejestracja w systemie wymaga podania, w jakiej formie swój biznes prowadzi pracodawca, unikalnego numeru identyfikacji podatkowej UTR, daty pierwszej wypłaty na rzecz pracowników oraz danych firmowych. 

Co to jest payroll?

Payroll jest to proces naliczania brytyjskiej listy płac. Payroll obejmuje obliczenie wynagrodzenia pracownika, jego składek na ubezpieczenie społeczne i podatku, przygotowanie payslipów.